Подготовка к переходу на электронный формат представления обосновывающих документов в гособоронзаказе (ГОЗ)

Вынесем на широкую публику еще один из вопросов, который мы обсуждали в нашем закрытом чате, который доступен подписчикам «Дифанс Медиа», а заодно продолжим разговор об изменениях, которые нас ожидают в самом ближайшем будущем. В сегодняшнем материале поговорим о переходе с 2026 года на электронный формат представления обосновывающих документов (форм РКМ), для которого нужно провести подготовительную работу на предприятии. 

Читайте и обсуждайте наши материалы с экспертами НОЗС в Телеграм и Вконтакте 

Законодатель еще в 2024 году внес изменения в ПП РФ № 1465 (прим. автора -  смотреть последний абзац пункта 37 ПП РФ № 1465), предусматривающие с 2025 года возможность, а с 1 января 2026 г. обязанность направления обосновывающих документов, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, только в электронном виде на оптических носителях (CD-R) в форматах электронных копий и таблиц, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного должностного лица организации.

Из этой нормы следует, что с 2026 года обосновывающие документы (РКМ) предоставляются только на оптических носителях (CD-R) (прим. автора -  госзаказчики также принимают обосновывающие документы и на другом оптическом носителе однократной записи, а именно DVD-R), на которые нужно записать, подписанные КЭП уполномоченного лица:

1. Электронные копии;
2. Таблицы.

Попробуем разобраться, какие все-таки документы необходимо организации-исполнителю записать на оптический носитель. 

В связи с отсутствием определения «электронной копии» в законодательстве РФ о ГОЗ поищем его в общем гражданском законодательстве. 

Например, в ГОСТ Р 70108-2022 «Документация исполнительная. Формирование и ведение в электронном виде» (пункт 3.1) дано определение электронного образа документа, как электронной копии сканирования оригинала (подлинника) документа, а в НК РФ (абзац четвертый пункта 3 статьи 29) указано, что электронные образы документов - это документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов.

При этом наиболее понятным для применения выглядит толкование Верховного суда РФ, которым понятие «электронный образ документа» приравнено к понятию «электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе», уточняя, при этом, что это переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Но тут есть и «ложка дегтя» в виде преамбулы этого постановления Пленума ВС РФ, в которой указано, что данное определение применяется при использовании документов в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов. Однако, за неимением частного определения понятия электронной копии для ГОЗ нам остается применять иные, так сказать, по аналогии права.

Соответственно, основываясь на этом делаем вывод, что, согласно требованиям законодателя, с 2026 года головной исполнитель и исполнители любого уровня кооперации в случае формирования ими комплекта обосновывающих документов любым из методов определения цены на продукцию должны представить соответственно госзаказчику и заказчику диск, на который будут записаны:

1. Скан-копию обосновывающих документов (при применении затратного метода ценообразования - скан копию форм РКМ, а именно 23 формы, указанные в приложении № 5 к Приказу ФАС России № 995/22, которые должны быть подготовлены в организации и подписаны установленным порядком, то есть каждая из этих 23-х форм подписывается «живой» подписью у уполномоченных лиц организации, которые их и подписывали до этого, а далее это все сканируется;
2. форма РКМ в форматах *.xls, *.xlsx, *.ods ;
3. скан-копии первичных документов и иных документов, предоставляемых заказчику, которые в понимании ПП РФ № 1465 также являются частью обосновывающих документов.

Казалось бы вот какие масштабные изменения произошли, но на самом деле механизм, описанный выше не претерпел особых изменений за последние годы, так как и в Приказе ФАС России № 995/226 и в текстовой части применявшегося до него Приказа ФАС России № 1138/19 уже содержалось требование о предоставлении форм РКМ в электронном виде в форматах электронных копий и таблиц.

Таким образом, получается, что все нововведение заключается в том, что теперь записывать на диск нужно все обосновывающие документы, а не только формы РКМ, и все эти обосновывающие документы должны быть подписаны КЭП. 

Для подписания обосновывающих документов КЭП, что является обязательным с 2026 года, организации необходимо:

1. Заказать КЭП (в случае ее отсутствия) уполномоченному лицу, которое ранее подписывало
   от вашей организации  форму № 1 РКМ (Протокол согласования цены) в поле «Руководитель организации-поставщика (подрядчика, исполнителя)», или иным уполномоченным лицам, которые планируются как подписанты документов от имени вашей организации;
2. Приобрести (в случае его отсутствия) программное обеспечение, позволяющее осуществить одновременное подписание КЭП нескольких документов большого объема, так как подписывать будет необходимо абсолютно все файлы, подлежащие записи на оптический диск;
3. Совершить тестовое подписание пакета документов обосновывающих документов, в результате которого будет создан файл (*sig), содержащий зашифрованную усиленную квалифицированную электронную подпись, которую вместе с пакетом обосновывающих документов необходимо будет направить заказчику.
4. По вопросу порядка направления документов заказчику у нас, как ни странно, возникает вариативность, несмотря на прямое указание в ПП РФ № 1465 о направлении обосновывающих документов именно на оптическом диске.

Так, например, в настоящее время отдельные государственные заказчики разрабатывают (а некоторые уже разработали и тестируют) информационные системы (АИС), позволяющие направлять обосновывающие документы не на диске, а с использованием автоматизированных рабочих мест (то есть специально настроенных компьютеров).  

Соответственно, если к 2026 году такое тестирование закончится, то до головных исполнителей (а в отдельных случаях и до исполнителей) доведут информацию о необходимости передачи обосновывающих документов (или даже их формирования) через такие АИС.

С исполнителями в кооперации вопрос стоит еще более интересный, так как в настоящее время широко развиты сервисы электронного обмена документами, в том числе документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования», одним из которых является продукт Автоматизированной системы торгов государственного оборонного заказа (АСТ ГОЗ) «Сервис СпецПочта АСТ ГОЗ».

В этой связи было бы логичным предоставить возможность кооперации направлять обосновывающие документы не только на оптических носителях, но и по таким электронным каналам связи, учитывая,
что головной исполнитель получив оптические носители от исполнителей зачастую не переправляет их госзаказчику, а копирует информацию с них на свои носители, которые, в свою очередь, уже направляются госзаказчикам.

Предоставление такой возможности позволило бы сократить скорость перемещения обосновывающих документов в кооперации с дней, а иногда, принимая во внимание удаленность некоторых районов нашей страны, недель, до считанных секунд.

Из вопросов, которые остались в части перехода на электронный формат предоставления обосновывающих документов, пожалуй, только то, как мы будем получать заполненные заказчиками формы РКМ № 1 (Протокол согласования цены) и № 2 «Плановая калькуляция затрат». По мнению автора, до получения официальной позиции регулятора по этому вопросу, либо внесения поправок в ПП РФ № 1465, заказчик будет их распечатывать, заполнять ручкой и возвращать исполнителю, то есть такой заказчик будет заполнять и подписывать бумажную копию, а не оригинал документа, что однозначно не понравится юристам обеих сторон. 

Альтернативный вариант – направлять вместе с электронными обосновывающими документами два экземпляра бумажных оригиналов этих двух форм. Почему именно два экземпляра - для того чтобы один из них остался у заказчика, а другой вернулся поставщику. Кстати, сейчас в абзаце втором пункта 37 ПП РФ № 1465 осталось упоминание о том, что Протокол согласования цены (Форма № 1 РКМ) должен быть подготовлен в 4-х экземплярах, что не представляется возможным при электронном формате представления обосновывающих документов… так что в этой части мы также ожидаем от регулятора внесения технического изменения в ПП РФ № 1465.  

Возвращаясь к организации работы по переходу на электронный формат предоставления обосновывающих документов также возможно провести работу по максимальному уходу от «живых» подписей к электронным, то есть готовить формы РКМ в формате электронных документов, но тогда рекомендуется предусмотреть их визуализацию (штампы с подписью).

В завершение попробуем предугадать алгоритм действий, который, как видится, будут совершать организации при получении обосновывающих документов исключительно в электронном виде при определении цены на продукцию затратным методом:

1. Печать форм № 1 (Протокол согласования цены) и № 2 (Плановая калькуляция);
2. Заполнение столбца «Принято заказчиком»;
3. Подписание форм № 1 и № 2 «живой» подписью;
4. Сканирование подписанных форм № 1 и № 2, чтобы на CD/DVD-R диске сформировалась электронная копия комплекта РКМ (Прим. автора: кстати, эту и предыдущую операции также возможно осуществить в обратном порядке - сначала отсканировать заполненные формы, а потом подписать их электронной подписью с визуальным отображением этой подписи на электронной копии);
5. При направлении своему заказчику – осуществлять подписание КЭП электронной копии комплекта обосновывающих документов, в состав которого также будет включена (в случаях, установленных пп. «г» п. 37 ПП РФ № 1465) электронная копия комплекта РКМ соисполнителя.  

Остались вопросы? – Станьте подписчиком НОЗ.С и получайте онлайн-консультации с экспертами в закрытом телеграм-чате